Nachtrag von Eckard:
Kriterien für das Buchführungssystem
Hinsichtlich der Qualität Ihrer Buchführung orientieren Sie sich an § 145 AO:
Eine Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigem Dritten (Im Verein ist das zunächst der Kassenprüfer aber dann auch der Prüfer des Finanzamtes) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Vereins vermitteln kann.
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Die Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.
Welches System
Ein bestimmtes System der Buchführung ist dem Verein nicht vorgeschrieben, die folgenden Kriterien müssen aber erfüllt sein:
Die Aufzeichnungen müssen vollständig, wahr und zeitnah erfolgen
Die einzelnen Buchungsvorgänge müssen ausreichend erläutert sein
Mit steigendem Umfang werden die Anforderungen an die Aussagefähigkeit der Buchführung höher. Aber schon bei kleineren Vereinen müssen die verschiedenen Vereinsbereiche getrennt erfasst werden (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb).
Die Entwicklung der Rücklagen muss nachvollziehbar sein.
Und zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg vorhanden sein.
Die Vereinsbuchführung muss so gestaltet und organisiert werden, das der Vorstand die für ihn wichtigen Informationen zeitnah erhalten kann:
Der Jahresabschluss und die Aufbewahrungsfristen
Am Jahresende entwickeln Sie aus der Buchführung den Jahresabschluss. Der Jahresabschluss besteht entweder aus
Einer Einnahmen - Ausgaben - Rechnung und einem Status (Belegung der Bestandskonten)
Die Vermögenslage entnehmen sie dem Inventar. Das Inventar enthält eine lückenlose Aufzählung aller Vermögensteile und aller Schulden zum Ende des Geschäftsjahres. Basis des Inventars ist die Inventur, das heißt, die Bestandsaufnahme aller Vermögens- und Schuldenteile. Soweit erforderlich, sind die einzelnen Teile zu bewerten und mit Ihrem Zeitwert anzusetzen.
oder
einer Gewinn- und Verlustrechnung mit einer Bilanz
Je nach Größe des Vereins und Vorkenntnissen des Schatzmeisters können sollten Sie eine Variante wählen. Ihre Buchführungs- und Jahresabschlussunterlagen einschließlich der Inventarverzeichnisse und der Aufzeichnungen die Buchungsbelege und die sonstigen Unterlagen müssen Sie 10 Jahre aufbewahren.
Die Buchhaltung
In der Buchhaltung werden die in finanziellen Vorgänge des Vereins erfasst. Aus ihnen ergibt sich, welches Vermögen und welche Schulden der Verein hat. Gleichzeitig ermittelt man aus den Einnahmen und Ausgaben den Überschuss oder Unterschuss eines Geschäftsjahres. All diesen Vorgängen liegen Belege zu Grunde. Auf Grund eines Beleges wird gebucht. Einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung lautet deshalb:
Keine Buchung ohne Beleg
Belege gelangen von außen (als Fremdbeleg) und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind z.B.: Kontoauszüge der Banken, Quittungen, Rechnungen von Lieferanten oder zu ersetzende Kostenaufstellungen von Vereinsmitgliedern. Sollten Sie aus bestimmten Gründen einen Fremdbeleg nicht zur Verfügung haben, können Sie mit einem Eigenbeleg, der allerdings den Vorgang glaubhaft machen muss, den Fremdbeleg ersetzen.
Der Beleg ist also die Voraussetzung für eine Buchung in der Buchhaltung. Dabei gehen sie wie folgt vor:
Der Beleg ist zunächst von dem, der ihn zu verantworten hat, als sachlich und rechnerisch richtig zu zeichnen.
Die Belege erhalten sodann eine fortlaufende Nummer und die Kontierung, d.h., Sie vermerken die anzusprechenden Konten (Nummern oder Bezeichnungen).
Wenn Sie die Belege dann verbuchen, vermerken Sie die Belegnummer in der Buchung, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen.
Anschließend kennzeichnen Sie den Beleg als verbucht und können Ihnen, in der Regel nach Konten, ablegen.
Der Finanzplan
Mit einer Untersuchung Ihrer Kapitalstruktur gilt es, die Einnahmen eines Geschäftsjahres den Ausgaben gegenüberzustellen um festzustellen, ob zum Beispiel die geplanten Investitionen durchgeführt werden können, wie hoch der Kreditbedarf ist und ob für einen Kredit Zinsen und Tilgung erbracht werden können.
Der Finanzplan hat i.d.R. einen Planungshorizont von einem Jahr, längere Planungen sind bei den einem Verein zur Verfügung stehenden Mitteln i.d.R. zu ungenau. Ein höhere Aufwand ist jedoch erforderlich, wenn z.B. größere Investitionen geplant sind.
Eine Analyse des Finanzplanes macht deutlich, ob der Überschuss oder der Fehlbetrag auf außerordentliche Faktoren zurückzuführen ist, z.B. die einmalige größere Spende eines Gründungsmitgliedes oder erhöhte Kosten Ihres Vereins aus Anlass seines 50jährigen Jubiläums. Sind es nach Ihrer Erkenntnis langfristige Entwicklungen können oder müssen Sie reagieren. Die Überschüsse, bereinigt um außerordentliche Faktoren, zeigen Ihnen, welche Spielräume für Investitionen Ihr Verein hat
Der Liquiditätsplan
Wenn Sie durch die Finanzplanung sicherstellen, dass die Einnahmen Ihres Vereins innerhalb eines Jahres die Ausgaben übersteigen, können Sie zu Recht zufrieden in die Zukunft schauen.
Denn ein Problem haben Sie noch nicht gelöst: Einnahmen im November stehen im Januar noch nicht zur Verfügung. Einen verdienstvollen Übungsleiter auf seine Aufwandsentschädigung warten zu lassen ist nicht nur peinlich, es zerstört jede Motivation. Die Liquidität, das heißt die Zahlungsfähigkeit, Ihres Vereins muss also für jeden Tag des Geschäftsjahres sichergestellt sein.
Sollte der Plan zeigen, das die Zahlungsfähigkeit nicht sichergestellt ist, müssen Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, z.B. die Aufnahme eines Überbrückungskredits bei der Sparkasse, Vorziehen der Beitragszahlungen.
Auch im tiefsten Winter können Sie frisches Grün in Ihrem Garten ernten. Hier sehen Sie, welche Gemüsearten sich für den Anbau im Winter eignen und wann Sie welches Gemüse wie lange ernten, säen, pflanzen oder lagern können.
