Neu im Vorstand – was nun?

Wie Ihnen der Einstieg in Ihr neues Amt gelingt

Die Wahlen zu den Vorstandsämtern in den Vereinen sind um diese Zeit bereits gelaufen oder stehen gerade an. Haben Sie sich für eine Mitarbeit im Vorstand entschieden? Dafür zunächst einmal alles Gute! Wie ist es denn bei Ihnen gelaufen? Hat der Vorstand Ihres Vereins Sie schon vor längerer Zeit angesprochen und auf das Amt eingestimmt? Oder hat es sich auf der Jah­res­haupt­ver­samm­lung für Sie spontan ergeben?

Foto: blobbotronic/Fotolia

Wie auch immer, jetzt haben Sie ein Vorstandsamt. Als Vorstand eines Vereins können Sie aktiv am Vereinsgeschehen mitwirken. Auch wenn Sie noch nicht ge­nau wissen, was auf Sie zukommt – keine Angst, das ging vielen vor Ihnen auch schon so. Sicherlich wurden Sie von Ihrem Vorgänger oder Ihrer Vorgängerin in das Amt eingewiesen. Trotzdem gibt es Dinge, die nicht besprochen wurden und die Sie später in Absprache mit den anderen Vor­standsmitgliedern lösen müssen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Als Neueinsteiger sollten Sie sich über Ihren Status im Vorstand im Klaren sein. Gehören Sie zum Hauptvorstand oder zum erweiterten Vorstand? Wer gesetzlich vertretungsberechtigt nach Paragraph 26 des BGB ist, schreibt Ihre Satzung vor. Meistens sind das der Vorsitzende oder der Finanzverwalter. Aber welche Aufgabe Sie auch haben, als Vorstand Ihres Vereins sind Sie nicht Herrscher über alles. Sie sind von Ihren Mitgliedern gewählt worden und müssen die von der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse satzungskonform umsetzen.

Lassen Sie uns ein wenig ins Detail gehen: Gibt es bei Ihnen im Verein Stellenbeschreibungen? Hilfreich ist auch ein Geschäftsverteilungsplan, der die Zuständigkeiten regelt. Sollte beides nicht vorhanden sein, wäre es doch mal eine interessante Aufgabe, so etwas auf den Weg zu bringen. Eine Einarbeitung sollte durch den scheidenden Amtsinhaber erfolgen. Falls der nicht zur Ver­fü­gung steht, können evtl. auch andere Vorstandsmitglieder helfen, oder Sie informieren sich bei Ihrem Landes- oder Bezirksverband über Ihre Aufgaben. Selbst im Internet finden Sie dazu vielfach Informationen.

Dass ein Amt mit Arbeit verbunden ist, sollte Ihnen klar sein. Ein Amt macht aber auch Spaß. Sie treffen interessante Leute, können sich weiterbilden und arbeiten mit am Erhalt und der zu­künf­ti­gen Ausrichtung Ihres Kleingärtnervereins. Sie bewegen etwas! Dass nicht alle Mitglieder das auch so sehen, gehört dazu. Wenn Sie respektvoll mit den Pächtern und Mitgliedern umgehen, werden Sie Respekt und Anerkennung zurückbekommen. Also freuen Sie sich auf Ihre neue Aufgabe!

Die Qual der Wahl?

Befassen wir uns jetzt einmal mit dem Gewinn neuer – weiblicher und männlicher – Vor­stands­mit­glie­der: Der engere Vorstand des Mustervereins „Zur goldenen Rose“ besteht aus dem Vor­sit­zen­den, dem stellvertretenden Vorsitzenden, dem Kassierer, seinem Stellvertreter, Schriftführer und Stellvertreter sowie Fachberater. Wegewarte und sonstige Funktionsträger gehören zum er­wei­ter­ten Vorstand. Für die Jahreshauptversammlung stehen Wahlen an, und der Kassierer Gerd Gelder scheidet aus Gesundheitsgründen aus dem Amt aus.

Der Vorsitzende Ferdinand Vorsitz hat sich mit einigen Mit­glie­dern unterhalten, die für die Position infrage kommen. Eine Zusage hat er von Claudia Kasse bekommen. Claudia ist derzeit Hausfrau und hat zwei Kinder. Sie ist gelernte Bürokauffrau, hat im Sekretariat eines Unternehmens ge­ar­bei­tet und kennt sich mit der Arbeit am Computer aus. Im Verein gibt es eine Stellenbeschreibung für den Posten des Kassierers, sodass sich Claudia einen guten Überblick verschaffen kann. Schon vor der Wahl informiert Gerd Gelder sie über die Tätigkeiten. Claudia kann jetzt gut vorbereitet den Posten übernehmen und wird natürlich auch gewählt.

Das ist die Idealvorstellung von einem Amtswechsel. Bei Ihnen geht das aber wie folgt? Im Verein „Zur silbernen Zitro­ne“ steht auch die Jahreshauptversammlung mitsamt Wahlen an. Allerdings ist im Vor­feld nichts vom Rücktritt eines Vorstandmitgliedes bekannt. Auf der Versammlung kommt es zu einer heftigen Dis­kus­sion um die Amtsführung des Vorsitzenden. Dieser erklärt darauf seinen Rücktritt und übergibt die Versammlungs­leitung seinem Stellvertreter. Außerdem verlässt er das Versammlungsgebäude. Der 2. Vorsitzende unterbricht die Sitzung für eine halbe Stunde und bittet die Anwesenden, sich um einen neuen 1. Vor­sitzenden Gedanken zu machen.

Nach Wiederaufnahme der Sitzung wird Franziska Gärtnerin von einigen Mit­glie­dern vor­ge­schla­gen. Franziska möchte al­lerdings erst mal wissen, was auf sie zu kommt. Da es keine Stel­len­be­schrei­bung für die Position des Vorsitzenden gibt, erzählt der 2. Vorsitzende, was so an­fällt. Dabei vergisst er einige wichtige Punkte, wie z.B. Gespräche mit den Pächtern oder die Durchführung der Pächter­wechsel.

Die Wahl geht über die Bühne, und Fran­ziska wird gewählt. Der abgetretene Vorsitzende arbeitet sie aber nicht ein und gibt auch nur zögerlich die notwendi­gen Unterlagen heraus. Schon nach kurzer Zeit merkt Franziska, dass ihre Auf­gabe doch umfangreicher ist, als zunächst gedacht. Nach einem halben Jahr wirft sie das Handtuch und tritt zurück.

Den Weg für neue Vorstände bereiten

Was können wir nun tun, damit alle gewählten Vorstandsmitglieder gut in ihr Amt kommen? Das erste geschilderte Beispiel ist sicherlich optimal. Aber wie soll man eine Situation wie in dem zweiten Beispiel in den Griff bekommen? Eine klare Beschreibung der Aufgaben, und Franziska hätte das Amt gar nicht erst übernommen. Eine Vertagung der Neuwahl eines Vorsitzenden auf eine außerordentliche Sitzung hätte Zeit für die Kandidatensuche gebracht.

Foto: Kleinworth Eine klare Beschreibung der ­Aufgaben erleichtert Vorstandsmitgliedern – hier des KGV Wedel – den Einstieg in ihr Amt.

Es wird immer schwieriger, Mitglieder für ein Amt im Vorstand zu begeistern. Deshalb sollten die Amtsinhaber für einen optimalen Einstieg sorgen. Jedes Vorstandsmitglied muss wissen, was zu tun ist. Eine Stellenbeschreibung kann helfen. Schulungen auf Landesverbands- oder Bezirksebene erleichtern den Einstieg ebenfalls. Der Vorstand eines Vereins wird von den Mitgliedern außerdem so wahrgenommen, wie er sich gibt. Streitereien innerhalb des Vorstandes, wenig respektvoller Umgang miteinander, motivieren niemanden, ein Amt zu übernehmen.

Und scheidende Vorstände sollten loslassen! Man darf seinem Nachfolger nicht bei jeder Ge­le­gen­heit das Leben schwer machen. Konstruktive Kritik ist in Ordnung, sollte aber nicht in der Öf­fent­lich­keit oder über Dritte erfolgen. Vorstandsmitglieder, die neue Mitstreiter suchen, sollten zeigen, dass sie Spaß an ihrem Amt haben. Sie können den Mitgliedern Fortbildungen anbieten, die sie für ein späteres Vorstandsamt genauso wie für ihren Beruf qualifizieren.

Ehrenamtliche sind keine Dienstleister

Und, liebe Mitglieder und Pächter, Euer Vorstand macht alles ehrenamtlich und ist nicht ein be­zahl­ter Dienstleister! Jeder wählt den Vorstand, den er verdient. Deshalb engagiert Euch bei der Auswahl von Vorstandsmitgliedern und sucht passen­de Kandidaten, die Ihr dem Vorstand vor­schla­gen könnt. Vielleicht seid Ihr es ja auch mal selbst.

Ehrenamtliche sind nicht die Deppen der Nation! Sie leisten etwas für das Gemeinwohl! Wie ist es möglich, kostengünstig zu gärtnern und unsere Freizeit in einer ökologisch intakten Umwelt zu verbringen? Das verdanken wir den Frauen und Männern, die in den Vorständen ihre Zeit für das Wohl des Kleingartenwesens einbringen. Deshalb seid stolz, wenn Ihr zu diesen Personen gehört!

August Judel
Vorsitzender des Landesverbandes
der Gartenfreunde Bremen

Stand: 24.02.2017