Wie funktioniert der Haushaltsvoranschlag?

Jürgen

Ich bin jetzt neu als Kassierer gewählt und mache gerade die Jahresabrechnung.
Der Haushaltsvoranschlag macht mir Kopfschmerzen, leider kann ich den Ex-Kassierer nicht mehr fragen.
Speziell die Sache mit den sogenannten Rücklagen ist mir ein Buch mit sieben Siegeln.
Wer kennt sich da aus (oder weiß, wo was darüber geschrieben steht)und kann mir Fragen dazu beantworten.
Grüße von Jürgen

Eckhard

Lieber Jürgen!

Der Vorstand insgesamt ist für die ordnungsmäßige Buchführung vor der MV verantwortlich.
Dein Vorsitzender muß Aufzeichnungen des vorherigen Geschäftsjahres haben.
Dieser Jahresbericht enthält alle Vorfälle.
Das ist Ausgang für einen neuen Haushaltsplan, der vom Vorstand beschlossen wird um über ihn in der MV abzustimmen.
Wenn die Einnahmen die Ausgaben eines Jahres übersteigen entstehen Überschüsse. Ein Verein darf jährlich ca 18 000 € Überschuß haben, ohne Steuern zu zahlen
Bei Euch sind also die Überschüsse mit Rücklagen bezeichnet worden
Ein Verein darf aber keine Überschüsse ohne Zweckbindung ansammeln
Entweder Ihr habt ein Sparziel (Anschaffung) das klar definiert ist, oder Ihr müsst die Beiträge senken, um dem Gesetz Rechnung zu tragen.
Da in der Satzung eines Kleingärtnervereins nicht als Zweck das Ansparen von Geld an sich verankert ist, darf man es auch nicht, man verliert sonst seine Gemeinnützigkeit.
Der Vorstand muß der MV diese Zweckbindung zum Beschluß vorgelegt werden

Zu Deiner Frage:
Du listest alle zu erwartenden Ein- und Ausgaben dieses Geschäfts-Jahres zu zwei getrennten Türmen auf. Das gibt einen Überschuß. Hier werden die vom Vorstand in der MV zum Beschluß vorzuschlagenden Budgets für die Anlagen, zu erwartende zusätzliche sonstige Jahresaufwenden noch abgezogen.
Am Ende muß Einnahme minus Ausgabe Null ergeben siehe oben
Der von der MV auf der Jahreshauptvers. beschlossene Voranschlag ist als Arbeitsgrundlage für den Vorstand wichtig Er darf im kommenden Jahr nicht mehr ausgeben, als dort steht.
Nach diesem Jahr entsteht daraus wieder der Rechenschaftsbericht des Vorstandes der zu der Entlastung durch die MV in 2007 führt. Ist Entlastung erteilt, haftet immer die MV.
Wenn ein Vorstand sich nicht strickt daran hält, kann es Probleme bis hin zu Haftungsforderungen an den Vorstand geben
In dem Zusammenhang sind die Kassenprüfer als sehr wichtig anzusehen.
Der Kassenführer sollte dort möglicht umfassend und alles vorlegen.
Die durch die Kassenprüfer erteilte Entlastung des Kassenführers ist für das Wichtigste.
Sollten ihm Fehler unterlaufen sein, steht er nicht allein.

Noch Fragen

Mit freundlichen Grüßen

Eckhard

e

Nachtrag von Eckard:

Kriterien für das Buchführungssystem
Hinsichtlich der Qualität Ihrer Buchführung orientieren Sie sich an § 145 AO:

Eine Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigem Dritten (Im Verein ist das zunächst der Kassenprüfer aber dann auch der Prüfer des Finanzamtes) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Vereins vermitteln kann.

Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Die Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.

Welches System
Ein bestimmtes System der Buchführung ist dem Verein nicht vorgeschrieben, die folgenden Kriterien müssen aber erfüllt sein:

Die Aufzeichnungen müssen vollständig, wahr und zeitnah erfolgen

Die einzelnen Buchungsvorgänge müssen ausreichend erläutert sein

Mit steigendem Umfang werden die Anforderungen an die Aussagefähigkeit der Buchführung höher. Aber schon bei kleineren Vereinen müssen die verschiedenen Vereinsbereiche getrennt erfasst werden (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb).

Die Entwicklung der Rücklagen muss nachvollziehbar sein.

Und zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg vorhanden sein.

Die Vereinsbuchführung muss so gestaltet und organisiert werden, das der Vorstand die für ihn wichtigen Informationen zeitnah erhalten kann:

Der Jahresabschluss und die Aufbewahrungsfristen
Am Jahresende entwickeln Sie aus der Buchführung den Jahresabschluss. Der Jahresabschluss besteht entweder aus

Einer Einnahmen - Ausgaben - Rechnung und einem Status (Belegung der Bestandskonten)

Die Vermögenslage entnehmen sie dem Inventar. Das Inventar enthält eine lückenlose Aufzählung aller Vermögensteile und aller Schulden zum Ende des Geschäftsjahres. Basis des Inventars ist die Inventur, das heißt, die Bestandsaufnahme aller Vermögens- und Schuldenteile. Soweit erforderlich, sind die einzelnen Teile zu bewerten und mit Ihrem Zeitwert anzusetzen.

oder

einer Gewinn- und Verlustrechnung mit einer Bilanz

Je nach Größe des Vereins und Vorkenntnissen des Schatzmeisters können sollten Sie eine Variante wählen. Ihre Buchführungs- und Jahresabschlussunterlagen einschließlich der Inventarverzeichnisse und der Aufzeichnungen die Buchungsbelege und die sonstigen Unterlagen müssen Sie 10 Jahre aufbewahren.

Die Buchhaltung

In der Buchhaltung werden die in finanziellen Vorgänge des Vereins erfasst. Aus ihnen ergibt sich, welches Vermögen und welche Schulden der Verein hat. Gleichzeitig ermittelt man aus den Einnahmen und Ausgaben den Überschuss oder Unterschuss eines Geschäftsjahres. All diesen Vorgängen liegen Belege zu Grunde. Auf Grund eines Beleges wird gebucht. Einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung lautet deshalb:

Keine Buchung ohne Beleg

Belege gelangen von außen (als Fremdbeleg) und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind z.B.: Kontoauszüge der Banken, Quittungen, Rechnungen von Lieferanten oder zu ersetzende Kostenaufstellungen von Vereinsmitgliedern. Sollten Sie aus bestimmten Gründen einen Fremdbeleg nicht zur Verfügung haben, können Sie mit einem Eigenbeleg, der allerdings den Vorgang glaubhaft machen muss, den Fremdbeleg ersetzen.

Der Beleg ist also die Voraussetzung für eine Buchung in der Buchhaltung. Dabei gehen sie wie folgt vor:

Der Beleg ist zunächst von dem, der ihn zu verantworten hat, als sachlich und rechnerisch richtig zu zeichnen.
Die Belege erhalten sodann eine fortlaufende Nummer und die Kontierung, d.h., Sie vermerken die anzusprechenden Konten (Nummern oder Bezeichnungen).
Wenn Sie die Belege dann verbuchen, vermerken Sie die Belegnummer in der Buchung, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen.
Anschließend kennzeichnen Sie den Beleg als verbucht und können Ihnen, in der Regel nach Konten, ablegen.

Der Finanzplan
Mit einer Untersuchung Ihrer Kapitalstruktur gilt es, die Einnahmen eines Geschäftsjahres den Ausgaben gegenüberzustellen um festzustellen, ob zum Beispiel die geplanten Investitionen durchgeführt werden können, wie hoch der Kreditbedarf ist und ob für einen Kredit Zinsen und Tilgung erbracht werden können.

Der Finanzplan hat i.d.R. einen Planungshorizont von einem Jahr, längere Planungen sind bei den einem Verein zur Verfügung stehenden Mitteln i.d.R. zu ungenau. Ein höhere Aufwand ist jedoch erforderlich, wenn z.B. größere Investitionen geplant sind.

Eine Analyse des Finanzplanes macht deutlich, ob der Überschuss oder der Fehlbetrag auf außerordentliche Faktoren zurückzuführen ist, z.B. die einmalige größere Spende eines Gründungsmitgliedes oder erhöhte Kosten Ihres Vereins aus Anlass seines 50jährigen Jubiläums. Sind es nach Ihrer Erkenntnis langfristige Entwicklungen können oder müssen Sie reagieren. Die Überschüsse, bereinigt um außerordentliche Faktoren, zeigen Ihnen, welche Spielräume für Investitionen Ihr Verein hat

Der Liquiditätsplan
Wenn Sie durch die Finanzplanung sicherstellen, dass die Einnahmen Ihres Vereins innerhalb eines Jahres die Ausgaben übersteigen, können Sie zu Recht zufrieden in die Zukunft schauen.

Denn ein Problem haben Sie noch nicht gelöst: Einnahmen im November stehen im Januar noch nicht zur Verfügung. Einen verdienstvollen Übungsleiter auf seine Aufwandsentschädigung warten zu lassen ist nicht nur peinlich, es zerstört jede Motivation. Die Liquidität, das heißt die Zahlungsfähigkeit, Ihres Vereins muss also für jeden Tag des Geschäftsjahres sichergestellt sein.
Sollte der Plan zeigen, das die Zahlungsfähigkeit nicht sichergestellt ist, müssen Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, z.B. die Aufnahme eines Überbrückungskredits bei der Sparkasse, Vorziehen der Beitragszahlungen.

Re(e)Bell

Hallo Eckhard,
du hast u.a. geschrieben:
"Ist Entlastung erteilt, haftet immer die MV."
Würdest du darüber noch mal nachdenken ?

Die Aussage ist nämlich falsch, die MV haftet nie. Auch der Vorstand haftet nur beschränkt, zunächst haftet der Verein. Wenn den Vorstand eine Haftung trifft, kann diese durch die Entlastung überlagert werden. Ich denke hier ist bekannt, was Entlastung bedeutet.
(negatives Schuldanerkenntnis.)
Allerdings wird die wentlastunbg in der Regel völlig überschätzt. In kürze gesagt, setzt eine wirksame Entlastung nämlich voraus, dass der Vorstand der MV den Sachverhalt für den er Entlastet werden möchte auch geschildert hat.

Im übrigen mal zum nachdenken. Die Entlastung betrifft ja die gesamte Geschäftsführung des Vorstandes und nicht nur das Kassenwesen. Bei einem Antrasg auf Entlastung durch die Kassenprüfer sollte man sich daher fragen, ob und wenn ja in welchem Umfang die Kassenprüfer die Geschäftsführung des Vorstandes überhaupt beurteilen können.
Nicht selten ist schon die Zuständigkeit der Kassenprüfer in der Satzung eingeschränkt.
Auch Angaben darüber ob sparsam und wirtschaftlich gearbeitet wurde und für alle Ausgaben die nötigen Beschlüsse vorliegen sind in den Kassenprüfungsberichten nach meiner Beobachtung eher selten. Das bedeutet, dass eigentlich eine differenzierende Entlastung erteilt werden müßte.
Ich frage aber mal. Wo ist es denn üblich eine differenzierende Entlastung (ich meine nur das Kassengeschäft betreffend, also die Geschäftsführung ausnehmend) zu beantragen oder zu erteilen ?
In welcher Satzung steht, dass jemand die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung zu prüfen und zu beurteilen hat ?
Die Entlastung der Geschäftsführung basiert auf dem vorgetragenen Jahres -Geschäftsbericht des Vorstandes und den dazu beantworteten Fragen, geprüft wird der aber in der Regel nicht.
Obwohl ich natürlich weiß, dass die Bedeutung der Entlastung sehr überschätzt wird (und in der Regel nicht viel Wert ist) bin ich gerade aus dem vorstehenden, ja nur angedeuteten Gründen grundsätzlich gegen eine Entlastung als Regelentscheidung.
Insbesondere wird sie für meine Begriffe viel zu früh erteilt, wenn bereits im nächsten Jahr über Vorgänge des vergangenen Jahres, deren Auswirkungen noch gar nicht voll deutlich geworden sind, entschieden wird.
Re(e)Bell

Jügen

Lieber Eckard,
zunächst vielen Dank für die ausführlichen Erläuterungen.
Meine Problem ist,daß seit dem Jahr 1990 die zurückliegenden jährlichen Rücklagen der Ausgabenseite des Haushaltsvoranschlags auf der Einahmenseite addiert wurden.Von den Bank- und Barguthaben, sowie den Nachzahlungen der Gartenmitglieder wurde diese Summe abgezogen und dadurch das Guthaben fürs folgende Jahr ermittelt.
Diese Rücklagensumme wird dadurch natürlich immer höher und jetzt komme ich dadurch ins Minus.
Erst dann werden die weiteren zu erwartenden Einnahmen aufgelistet.
Beim Studieren der alten Haushaltsvoranschläge habe ich den Eindruck, das sich in der Vergangenheit da so durchgemogelt wurde.
Kannst du das nachvollziehen?
Es grüßt, Jürgen

Eckhard

Lieber Jürgen!

Hier ein Beispiel für eine Jahresabrechnung.
Anhand er Über- oder Unterschüsse kann ein Jahresbudget für das kommende Jahr entstehen.

Noch Fragen
Gruß
Eckhard

Einnahmen: Ideeller Bereich
1. Beiträge

Rückstände
2. Pachten
Rückstände
Wasser 2005
3. Umlagen
a) Gem. Arbeit 2005
b) Aufnahme-Gebühr
c) Spenden
4. Sonstiges
a) Strom
b) Prämie Laubenversicherun

c) Inkasso Laubenversicheru

Einnahmen. Vermögensverwaltung

5. Zinsen 200 5

6. Dividende

7. Vermietung und Veranstaltungen

Einnahmen: Gesellige Veranstaltungen

8. Vereinsfeste

9. Bestand Jahresbeginn

Summe

Ausgaben: Ideeller Bereich
1. Beiträge für den Kreisverband
130 Mitglieder je 10,00 €
2. Pachten
26.090 qm je 0,4 €
39.933 qm je 0,39 €
3. Fachberatung
Schädlingsbekämpfung
Bücher/Zeitschriften
Schulung
4.Inventar/Instandhaltung
Neu-Anschaffung
Versicherungen
5. Verwaltungskosten
Entgelt 1. Vorsitzender
2. Stellvertreter
3. Rechnungsführer
4. sonst. Funktionen
5. Revisionskosten
Versammlung. u. Tagungskosten
Büromaterial
Porto/Telefon
Fachbücher/Zeitschriften
Recht- u. Beratungskosten
Repräsentationskosten
Gebühren
6.Sonstiges
a) Wasser 2005
b) Strom Gem. Haus
c) Laubenversicherung für Mitgl.
7.Ausgaben: Vermögensverwaltung

8. Zinsen
9. Bankgebühren
10. Grundstücksaufwendung
Anlage A
Anlage B
Anlage C
Ausgaben: Veranstaltung

12. Bestand Jahresabschluß
Summe Ausgaben
Abzüglich: Hier die Summe von der Einnahmenseite eintragen

= Rücklage / Kreditbedarf

Auf dieser Seite sind die Einnahmen Minusbeträge

Eckhard

Lieber Reebell!

Du hast recht der Verein ist haftbar als Körperschaft.

Zur unterstützung eines neu gewählten Kassenführes sind aber folgende Kommentare zur Vereinführung hilfreich:

Kassenprüfung/Revision
Eine Prüfung der Geschäftsführung durch Revisoren (oder der Kassenführung durch Kassenprüfer) kann entweder von der Satzung angeordnet oder von der Mitgliederversammlung beschlossen werden. Der Beschluss kann sich auf die gesamte Geschäftsführung der Amtszeit erstrecken oder auch nur die Prüfung eines beschränkten Zeitraumes oder eines Einzelprojekts anordnen.
Wurde z.B. vom Vorstand ein außergewöhnlich umfangreiches Projekt durchgeführt, kann die Mitgliederversammlung die Überprüfung der Buchführung durch einen Wirtschaftsprüfer anordnen.
In aller Regel wird die Revisorentätigkeit in kleineren Vereinen ehrenamtlich wahrgenommen. Die Wahl / Bestellung erfolgt, wenn nichts anderes in der Satzung bestimmt ist, durch die Mitgliederversammlung. Auch Nichtmitglieder können mit der Prüfung beauftragt werden, z.B. SteuerberaterIn / WirtschaftsprüferIn. Kein Verein ist gesetzlich zu einer Kassenprüfung oder Revision verpflichtet, es sei denn, er hat einen entsprechenden Passus in seiner Satzung verankert. Eine vereinsinterne Revision hat sich in der Praxis jedoch als recht nützlich erwiesen; Fehler und Mängel können dadurch bereits in ihrem Anfangsstadium aufgezeigt und behoben werden, ehe größerer Schaden entsteht. Die Hauptaufgabe der Revision besteht in der Überprüfung und Kontrolle der Geschäftsführung des Vorstands bzw. seiner Vertreter, insbesondere bezüglich der Verwendung der Vereinsgelder. Der Vorstand ist verpflichtet den Revisoren alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Es ist ratsam, in der Mitgliederversammlung eine Art Checkliste über den Umfang der Prüfungstätigkeiten

In der Regel schließt die Prüfungstätigkeit folgende Bereiche ein:

Überprüfung der übrigen Konten (Keine Buchung ohne Beleg)

Allgemeine Überprüfung der Tätigkeiten der Vereinsleitung in Bezug auf ihre Satzungsmäßigkeit – Kassenüberprüfung (Barbelegstichproben)

Überprüfung des Mitgliederstands und der eingegangenen Beiträge

Liste der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten

Übereinstimmung der Kontenabschlüsse mit den Daten des Jahresabschlusses

Überprüfung der Anlagekonten

Sparsame und sachlich korrekte Mittelverwendung

Vollständigkeit der schriftlichen Unterlagen (Vorstandsbeschlüsse, Personalunterlagen, steuerrelevante Unterlagen, Verträge, Zuschussunterlagen u.a.).

Ein wesentliches Augenmerk sollte auch auf die Qualifikation der Revision gelegt werden: Ein gewisses Maß an Buchhaltungserfahrung sollte gegeben sein. Ein Revisionsbericht ist außerdem ein sehr geeignetes Mittel, eine objektive Grundlage für die Entlastung des Vorstands in der Mitgliederversammlung zu schaffen.

gruß

Eckhard

Re(e)Bell

Hallo Jürgen.
Kleine Ergänzung.

Wenn die Gesamtsumme der Ausgaben des Voranschlages die Gesamtsumme der Einnahmen des Voranschlages übersteigt, kann man bei den Einnahmen eine Position "Entnahme aus den Rücklagen" einfügen. Dadurch werden die Rücklagen natürlich nach und nach aufgezehrt.
Es geht aber auch anders herum. Wenn die Einnahmen höher sind als die Ausgaben gibt es bei der Position Ausgaben einen Posten: "Zuweisung zu den Rücklagen."
In beiden Fällen ist zu erwarten, dass die MV Fragen zu der Höhe der Rücklagen stellt.
Es ist also besser die Ausgaben im Voranschlag zu ermäßigen oder durch Erhöhung der Einnahmen einen Ausgleich zu schaffen, damit der Voranschlag aufgeht.
Re(e)Bell

Jürgen

Hallo Eckard und Bell,
Mußte jetzt das ganze abgeben und habe es erstmal so gemacht:Auf der Einnahmenseite Bestand(Bar und Bank)1.1.06.Auf der Ausgabenseite Voraussichtlicher Bestand (Rücklage) 31.12.06, damit sind die Summen unten gleich.
Ich hoffe das ist sachlich einigermaßen o.K., und es sind doch alle nötigen Daten darin enthalten.
Außerdem: wir sind doch (fast alle) Laien, und was sol eine Abrechnung, die doch keiner versteht.
Euch beiden nochmals vielen Dank, werde mir das alles nochmal in Ruhe angucken.
Gruß, Jürgen

Jürgen

Ääh,außer den Beständen natürlich auch die dazugehörigen voraussichtlichen Ein-und Ausgaben. Jürgen

Joerg21

Zitat von: e am 24. Januar 2006, 14:10:00
Nachtrag von Eckard:

Belege gelangen von außen (als Fremdbeleg) und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind z.B.: Kontoauszüge der Banken, Quittungen, Rechnungen von Lieferanten oder zu ersetzende Kostenaufstellungen von Vereinsmitgliedern. Sollten Sie aus bestimmten Gründen einen Fremdbeleg nicht zur Verfügung haben, können Sie mit einem Eigenbeleg, der allerdings den Vorgang glaubhaft machen muss, den Fremdbeleg ersetzen.

Der Beleg ist also die Voraussetzung für eine Buchung in der Buchhaltung. Dabei gehen sie wie folgt vor:

Der Beleg ist zunächst von dem, der ihn zu verantworten hat, als sachlich und rechnerisch richtig zu zeichnen.
Die Belege erhalten sodann eine fortlaufende Nummer und die Kontierung, d.h., Sie vermerken die anzusprechenden Konten (Nummern oder Bezeichnungen).
Wenn Sie die Belege dann verbuchen, vermerken Sie die Belegnummer in der Buchung, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen.
Anschließend kennzeichnen Sie den Beleg als verbucht und können Ihnen, in der Regel nach Konten, ablegen.

Ich würde gerade beim ausstellen von eigenbelegen immer zu einem vorgefertigtem Muster greifen. (Siehe hier als PDF: http://www.eigenbeleg-vorlage.de/eigenbeleg-muster-pdf-kostenos/) Da kannst du dir einfach sicher sein, dass alle Pflichtangebn drauf sind, Denn selbst wenn du den Eigenbeleg vollständig erstellt hast, leigt es immer noch im Ermessen des zuständigen Finanzamtes, ob der Beleg anerkannt und verbucht wird oder nicht)