Vorstandswahl und Übergabe der Unterlagen

Widder14463

Ich benötige mal eure Hilfe.Bei uns soll ein neuer Vorstand gewählt werden ,was aber im Moment nicht ging ,wegen Corona.Jetzt ist es so das der Alte 1. Vorstand sein Amt abgelegt hat und die Ordner des Vereins bereits an den evt neuen Vorstand weiter gegeben hat.Bei Durchsicht dieser Ordner hat er festgestellt das nur Rechnungen, Zahlungen und andere Nachweise nur von den letzten 2 Jahren vorhanden sind.Alles was vorher da war wurde nach Angaben des alten Vorstands weggeworfen.Ich weiß nicht warum diese Nachweise überhaupt vernichtet wurden ,íst es nicht so das alle Unterlagen mindestens 10 Jahre aufgehoben werden müssen?

Tine987

Hallo,

erstmal dürfen nicht einfach so Unterlagen an einen evtl. neuen Vorstand weitergegeben werden. Gibt es bei euch keinen 2. Vorstand/ stellvertretender Vorstand?

Die Vereinsunterlagen Rechnungen/Nachweise o.ä. sollten min. 5 Jahre aufbewahrt werden. Weil ein Verein muss alle 3 bis 4 Jahre eine Steuererklärung machen werden der Körperschaftssteuer. Wenn das Finanzamt eine Prüfung bei euch macht, sieht das dann schlecht aus wenn nicht alle Unterlagen da sind.

Wir heben unsere Unterlagen 10 Jahre auf.

Viele Grüße
Tine

Widder14463

Danke für die schnelle Antwort.In unserem Verein geht momentan alles drunter und drüber.Es hat einen Neuwahl gegeben ,diese wurde als Briefwahl ausgeführt.Diese Briefwahl steht nicht in unserem Staut und es wurden auch nicht alle Mitglieder informiert ,somit ist die Wahl auch nicht gültig.Es wurden aber alle Unterlagen bereits an den noch nicht bestätigten neuen Vorstand weiter gegeben.Es werden Überweisungsträger für die Abschlagszahlungen an die Mitglieder raus gegeben,mit Androhung von Mahnung wenn nicht pünktlich bezahlt wird.Es wird alles von dem noch nicht gewählten Vorstand durchgeführt.Arbeitsdienst ,oder Ersatz Zahlung werden seit Jahren verlangt obwohl nichts davon von der MV beschlossen und in dem Statut eingetragen wurde.Viele Mitglieder wissen gar nicht was bei uns abgeht und die es wissen machen sich große Sorgen.

Tine987

Richtig, wenn eine Briefwahl nicht in eurer Satzung steht und auch nicht alle Mitglieder informiert wurden darüber, dann hat diese Wahl keine Gültigkeit. Der alte Vorstand ist somit weiterhin verantwortlich.

Überweisungsträger würde ich auch nicht akzeptieren. Es muss eine ordentliche Rechnung geschrieben werden mit angemessenen Zahlungsziel. Nur wenn man bis zum Zahlungsziel nicht zahlt, kann der Vorstand / Kassierer eine Zahlungserinnerung schreiben mit einer neuen Fristsetzung.

Der "neue" Vorstand darf nicht irgendwas entscheiden. Er ist nicht handlungsbefugt. Die Arbeitsstunden und dessen Ersatzzahlungen müssen in einer ordentlichen Mitgliederversammlung beschlossen werden und im Protokoll festgehalten werden. Erst dann ist es gültig.
Gibt es keinen Beschluss darüber, dann müssen auch keine Arbeitsstunden und keine Zahlungen geleistet werden.

Ich würde über diese Missstände den zuständigen Verband informieren.

Grüße

Rosa

Für stellt sich hier die Frage: Sind alle 3 Mitgleider des alten Vorstand´s zurückgetreten?
Wurde der neue Vorstand bereits noteriell beglaubigt?

Auch wenn in eurer Satzung keine Briefwahl zur MV vorsieht, wurde durch die Regierung in dieser Coronazeit eine Briefwahl ermöglicht.
Die Briefwahl wäre in diesem Jahr nur rechtens, wenn alle Mitglieder informiert und eingeladen werden zur schriftlichen Abstimmung.
Ist die Briefwahl nicht an alle Mitglieder ergangen - ist der Beschluss ungültig.

Sind nicht alle Unterlagen vorhanden, können die Protokolle beim Registeramt eingesehen werden.

Widder14463

Danke nochmal für die schnellen Antworten,haben mir schon sehr geholfen.Leider habe ich noch mehr Fragen ,vielleicht könnt ihr mir weiter helfen.Bei der letzten MV wurde vom Vorstand mitgeteilt das alle Beiträge und offene Rechnungen bezahlt wurden,im nachhinein habe ich erfahren das einige Mitglieder aber doch nicht alles bezahlt haben.Seit Jahrzehnten wurde Arbeitsdienst oder Ersatzzahlung verlangt obwohl es in keiner MV beschlossen und auch nicht in der Satzung eingetragen wurde.Diese Ersatzzahlungen für den nicht geleisteten Arbeitsdienst sind im Kassenbericht nicht aufgeführt worden.Auch andere Zahlungen ,für Toilettenschlüssel und verkauften Rasentraktor sind nicht zu finden.Es wurden der Kauf von Gartengeräte von einem S.Fischer angegeben ,ohne Rechnung oder Quittung ,obwohl keine neuen Gartengeräte zu finden sind.Meine Frage ist nun ,ist es möglich eine Kassenprüfung durch das Finanzamt oder Gericht zu beantragen und durchführen zu lassen?Was für Möglichkeiten bestehen für die Mitglieder sich dagegen zu wehren und die Missstände aufklären zu lassen.

Tine987

Bei einer Mitgliederversammlung muss der Vorstand wahrheitsgemäß über die finanzielle Situation des Vereins Auskunft geben.
Er darf nichts verschweigen. Sowas zerstört das Vertrauen in den Vorstand.
Ich als Kassierin muss bei der Mitgliederversammlung mitteilen wie hoch unsere Einnahmen und Ausgaben waren.
Des weiteren teile ich auch mit wieviele Mitglieder die Rechnungen pünktlich bezahlt haben, wieviele Ratenverträge ich habe und wie hoch der noch offene Forderungsposten ist.
Ich kann den Mitgliedern in der Versammlung auch Namen nennen, welche die Rechnungen nicht bezahlt haben.
Aber das mache ich nicht, daher bekommen die Mitglieder in der Versammlung die allgemeinen Informationen und Gesamtbeträge genannt.

Wenn mich aber ein Mitglied direkt anspricht und Auskunft über die Bezahlung eines anderes Mitgliedes wissen will, dann darf ich ihn diese auch nennen.

Wenn es keinen Beschluss gibt über die Arbeitsstunden und deren Ersatzleistungen, dann würde ich mir das Geld der letzten 2 - 3 Jahre zurückfordern lassen.

Wer prüft bei euch den Vorstand bzw. Kassierer?? Ich muss jedes Jahr meine Kassenunterlagen der Revision vorlegen. Das sind zwei Mitglieder aus den Verein, die die Unterlagen mit den Buchung überprüfen und dann zur Versammlung den Revisionsbericht vortragen. In diesem wird dann berichtet ob alles Ordnungsgemäß korrekt verbucht wurde bzw. ob Mängel festgestellt wurden.
Alle Zahlungen die den Verein betreffen (Pacht, Wasser, Strom, Ersatzzahlungen, Verkauf von Geräten usw.) müssen im Kassenbuch eingetragen sein.
Wenn das nicht der Fall ist, was ist mit dem Geld passiert? Hat der Vorstand sich das in die eigene private Tasche gesteckt? Wenn ja, dann sofort zur Polizei und Anzeigen wegen Unterschlagung von Vereinsgeldern. Dann natürlich das Finanzamt informieren.

Wichtigste Regel in der Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg!!!
Es muss für jede Ausgabe bzw. Einnahme eine Quittung, Rechnung o. ä. im Kassenordner abgeheftet werden mit der entsprechenden Belegnummer.

Habt ihr in euren Verein ein Mitglied welches ggf. eine kaufmännische Ausbildung hat in der Buchhaltung? Wenn ja, dann denjenigen mal Fragen ob er sich die gesamte Buchhaltung vom Verein einmal ansehen könnte.
Wenn nicht, dann bitte euren zuständigen Gartenverband informieren.

Das Finanzamt würde ich persönlich als letztes einschalten.
Wenn die eine große Prüfung machen und dabei sehr viel gravierende Mängel feststellen, kann das für den Verein sehr teuer werden.
Die Bußgelder und ggf. Nachforderungen für die Körperschaftssteuer sind nicht gerade wenig und könnte zur Insolvenz des Vereines führen.

Viele Grüßen

Widder14463

Danke für die schnelle Antwort.Ist es nicht so das bei Prüfung durch das Finanzamt,der Vorstand zur Kasse gebeten werden kann,er haftet doch persönlich für Fehler die durch ihn verursacht worden sind.

Tine987

Das ist ne schwierige Frage, wo ich persönlich noch keine Erfahrung habe.
Der Vorstand besteht selten aus nur 1 Person.
Also wenn haftet der gesamte Vorstand.

Aber ansonsten habe ich gerade diese Internetseite https://www.rae-michael.de/vereinsrecht-haftung-des-vereinsvorstandes/
gefunden.

Vielleicht hilft dir das weiter. Habe jetzt nur schnell kurz überflogen beim lesen.

Tine987

Das habe ich auch gerade gefunden:
https://www.vereinsrecht.de/persoenliche-haftung-von-vereinsorganen.html

Schau mal bei Punkt 4. Steuerrechtliche Haftung.

Verein und Vorstand mit Privatvermögen haften als Gesamtschuldner.

Rosa

Zitat von: Widder14463 am 02. Juni 2020, 12:57:46
Bei der letzten MV wurde vom Vorstand mitgeteilt das alle Beiträge und offene Rechnungen bezahlt wurden,im nachhinein habe ich erfahren das einige Mitglieder aber doch nicht alles bezahlt haben.
Seit Jahrzehnten wurde Arbeitsdienst oder Ersatzzahlung verlangt obwohl es in keiner MV beschlossen und auch nicht in der Satzung eingetragen wurde.Diese Ersatzzahlungen für den nicht geleisteten Arbeitsdienst sind im Kassenbericht nicht aufgeführt worden. Auch andere Zahlungen ,für Toilettenschlüssel und verkauften Rasentraktor sind nicht zu finden.Es wurden der Kauf von Gartengeräte von einem S.Fischer angegeben,ohne Rechnung oder Quittung,obwohl keine neuen Gartengeräte zu finden sind.
Meine Frage ist nun ,ist es möglich eine Kassenprüfung durch das Finanzamt oder Gericht zu beantragen und durchführen zu lassen?
Was für Möglichkeiten bestehen für die Mitglieder sich dagegen zu wehren und die Missstände aufklären zu lassen.

Wurde der Vorstand entlastet für die Vorjahre?
Erfolgte eine Revision in den letzten Jahren?
Bevor ihr ans Finanzamt geht, könnt ihr auch eine Revision durch einen anderen Verein bzw. durch den Kreis-/Bezirksverband durch führen lassen, dann aber bitte eine Tiefenprüfung.

Den Beschluss über die Arbeitsstunden kann ein Mitglied einssehen. Wenn dieser nicht vorhanden ist, würde ich das Geld zurück verlangen.

Widder14463

Bin nach Krankheit wieder da und habe auch gleich die nächste Frage.
Der neue Vorstand hat angekündigt verschiedene Änderungen vorzunehmen ,dies in der MV abstimmen zu lassen ,aber nicht in der Satzung eintragen zu lassen.Hier wird es wahrscheinlich um den Arbeitsdienst und Ersatzzahlungen gehen der nicht in der Satzung steht ,oder neue Verträge machen wo alles drinnen steht was eigentlich in der Satzung stehen sollte?.Meine Frage ,kann der neue Vorstand das einfach so machen ohne die Mitglieder darüber zu informieren ,oder darüber abstimmen zu lassen?

Tine987

Kommt darauf an was genau für Änderungen es sein sollen.
Einiges muss in der Satzung eingetragen werden und bei anderen Änderungen reicht nur der Beschluss der Mitgliederversammlung. Der Beschluss muss im Protokoll der Mitgliederversammlung festgehalten werden. Am besten auch mit der Anzahl der Stimmen wie viele der Mitlieder dafür bzw. dagegen waren.

In der Einladung zur Mitgliederversammlung muss der Vorstand schon mitteilen welche Änderungen stattfinden sollen bzw. über was abgestimmt werden muss. Auch der genaue Wortlaut der Satzungsänderung bzw. des Beschlusses muss in der Einladung bekannt sein.
Somit können dann die Mitglieder sich schon Gedanken darüber machen, ob sie evtl. dann zustimmen oder nicht.

Fehlt das in der Einladung, darf dann in der Mitgliederversammlung darüber nicht abgestimmt werden.
Falls es doch zu einer Abstimmung kommt, ohne das es vorher in der Einladung nicht bekannt war, ist die Abstimmung ungültig.

Rosa

Arbeitsstunden müssen nicht in die Satzung. Die Gebührenordnung kann man einführen, muss aber in der Satzung verankert werden. Sanktionen müssen in der Satzung verankert werden oder ein Hinweis der Ordnung.

Möchte man nicht ständig die Satzung ändern, sollte ein Verweis von Ordnungen in der Satzung verankert sein. Vereinsordnungen können dann jederzeit geändert werden, ohne ständig zum Notar zu rennen.

Schau mal in die Übersicht für eine Satzung:

Widder14463

In unserer Satzung steht leider überhaupt nichts von Arbeits und Ersatzleistung.Der neue Vorstand will es jetzt einfach in der Vereinsordnung und in den neuen Pacht und Mitgliedsverträgen reinschreiben .Auch bei einer Anfrage bei meiner Rechtsschutz wurde mir gesagt das sowas in die Satzung muss.Es gibt kein Beschluss und auch kein Eintrag von Arbeitsstunden und Ersatzleistung (Geld) und wurde seit Jahrzehnten aber immer in Rechnung gestellt.